Tarefas repetidas
A mesma informação é registada várias vezes ou passa por tarefas manuais frequentes.
Automação e inteligência artificial
Menos tarefas repetitivas. Mais tempo para o negócio.
Analisamos os processos da sua empresa, identificamos duas ou três melhorias prioritárias e definimos um plano com indicadores para avaliar os resultados.
A solução pode combinar integração de sistemas, automação e IA, de acordo com as necessidades do processo.
Onde faz sentido começar
Informação dispersa
Os dados estão em diferentes plataformas, documentos e caixas de correio.
Respostas demoradas
Os pedidos acumulam-se e exigem pesquisa ou preparação antes de uma resposta.
Exemplos
Aplicações no dia a dia da empresa
Pedidos e atendimento
Organizar e classificar pedidos, encaminhá-los para a equipa certa e preparar respostas para revisão.
Documentos e informação
Extrair e organizar dados de documentos, com validação dos campos relevantes antes de os integrar nos sistemas.
Comercial e propostas
Apoiar a preparação de propostas a partir de informação validada e acompanhar tarefas e contactos comerciais.
Integração entre sistemas
Ligar o website, a loja online e os sistemas de gestão para reduzir registos repetidos e tornar os fluxos de informação mais consistentes.
Relatórios e indicadores
Reunir dados de diferentes fontes e apoiar a preparação e a leitura de relatórios, com verificação da informação utilizada.
Assistentes no website
Ajudar o visitante a encontrar informação e encaminhar pedidos, com acesso a conteúdos definidos e passagem para a equipa quando necessário.
Estes exemplos apresentam possibilidades de aplicação. A viabilidade depende dos processos, dos dados e das ferramentas existentes.
Metodologia
Do diagnóstico à utilização
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Diagnóstico
Compreendemos o processo, as tarefas, as pessoas envolvidas e as ferramentas utilizadas. Recolhemos uma referência da situação inicial.
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Plano
Identificamos duas ou três melhorias prioritárias, com objetivos, indicadores, dependências e uma proposta de implementação.
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Piloto
Testamos a solução num âmbito limitado e avaliamos o funcionamento, a qualidade dos resultados e as situações de exceção.
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Implementação
Integramos a solução nos sistemas definidos, testamos os fluxos e apoiamos a equipa na utilização.
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Acompanhamento
Comparamos os resultados com a situação inicial e ajustamos a solução, de acordo com o acompanhamento contratado.
O que fica definido no diagnóstico e no plano O diagnóstico e o plano identificam as melhorias prioritárias, os sistemas envolvidos, os indicadores de avaliação, os pontos de validação humana e a estimativa de implementação e acompanhamento.
Peça um diagnósticoIndicadores
Resultados que podemos avaliar
Definimos os indicadores antes da implementação e comparamos a situação inicial com os resultados obtidos, em condições comparáveis.
Tempo por tarefa
Tempo necessário para concluir uma tarefa, incluindo validação e tratamento de exceções.
Necessidade de correção
Frequência de erros ou de resultados que exigem correção pela equipa.
Custo por operação
Custo da execução, com o trabalho da equipa e a utilização das ferramentas.
Os indicadores e os objetivos são acordados para cada projeto. Os resultados dependem do processo e da utilização da solução.
Utilização responsável
IA com critérios e revisão humana
Definimos onde a IA apoia o trabalho, quem valida os resultados e como tratar as situações que exigem intervenção.
Acessos definidos
Acordamos que informação pode ser utilizada e quem pode aceder à solução.
Revisão das respostas
Definimos os resultados que exigem validação antes de uma ação ou de uma comunicação.
Encaminhamento de exceções
Preparamos a passagem para a equipa quando o pedido ou o resultado exige intervenção.
Proposta
Uma proposta ajustada ao projeto
Diagnóstico e plano
Análise do processo, seleção das melhorias e definição da proposta de trabalho.
Implementação
Configuração, desenvolvimento, integrações, testes e apoio à entrada em utilização.
Acompanhamento
Manutenção, monitorização e ajustes, com âmbito e periodicidade definidos na proposta.
A proposta apresenta os custos de cada fase e identifica à parte as ferramentas, as licenças e os consumos previstos. O âmbito, os prazos e as condições são definidos para cada projeto.
Perguntas frequentes
Antes de começar
A automação precisa sempre de IA?
Não. Algumas tarefas resolvem-se com regras e integrações entre sistemas. A IA pode apoiar o tratamento de informação e a preparação de respostas quando for adequada ao processo.
Podem trabalhar com as ferramentas que já utilizamos?
Começamos por analisar as ferramentas existentes e as possibilidades de integração. O plano identifica o que pode ser aproveitado e eventuais dependências de licenças, acessos ou fornecedores.
Como avaliamos os resultados?
Acordamos indicadores e recolhemos uma referência antes da implementação. Depois, comparamos o tempo de execução, a necessidade de correção ou o custo por operação, conforme o objetivo do projeto.
Quanto custa e quanto tempo demora?
O valor e o prazo dependem do processo, das integrações e do acompanhamento necessário. A proposta distingue diagnóstico, implementação, acompanhamento e custos das ferramentas.
Como é tratada a informação da empresa?
Definimos a informação necessária, os acessos e os pontos de validação. A utilização de serviços externos, o tratamento dos dados e as responsabilidades são avaliados para cada solução.
A solução funciona sem intervenção da equipa?
O nível de autonomia é definido para cada tarefa. As ações e os resultados que exigem validação mantêm a intervenção da equipa, com encaminhamento das exceções.
Que tarefa ocupa demasiado tempo na sua empresa?
Fale connosco sobre o processo que gostaria de simplificar. Ajudamos a identificar por onde começar.